Arxivləşdirmə üzrə çalışanlar məlumatı necə qoruyur?
Heç düşünmüsən ki, on il əvvəl imzalanmış bir sənəd bu gün necə tapılır? Və ya bir şirkətin köhnə müqavilələri necə itib-batmadan qorunur? Bax bu sualların cavabı arxivləşdirmə üzrə çalışanların əlindədir. Onlar məlumatın səssiz qoruyucularıdır. Göz önündə olmurlar. Amma gördükləri iş çox böyük əhəmiyyətə malikdir. Çünki məlumat itərsə, tarix də itir. Məhz buna görə bu sahədə çalışan insanlar ciddi məsuliyyət daşıyır və işlərinə böyük diqqətlə yanaşır.
Arxivləşdirmə məlumatın planlı şəkildə toplanması, saxlanması və lazım olan vaxt tapılması prosesidir. Bu sistem sayəsində sənədlər qarışmır, itmir və vaxtında tapılır. Arxivləşdirmə olmadan istənilən qurumda qarışıqlıq yaranar. Vacib sənədlər tapılmaz, iş prosesləri ləngiyər və qərar vermək çətinləşər. Məhz buna görə arxiv işi hər bir təşkilat üçün vacibdir. Dövlət qurumlarında, şirkətlərdə, xəstəxanalarda və təhsil müəssisələrində bu sistem olmadan işləmək mümkün deyil.
Arxiv keçmiş məlumatların saxlandığı yerdir. Burada rəsmi sənədlər, müqavilələr, qərarlar, şəxsi məlumatlar və digər vacib materiallar qorunur. Hər sənəd özündə dəyər daşıyır. Bəzən bir sənəd illər sonra hüquqi sübut kimi lazım olur. Bəzən isə tarixi araşdırmalar üçün istifadə edilir. Buna görə arxivlər sadəcə sənəd saxlanan yer deyil, həm də informasiya mənbəyidir.
İndiki dövrdə arxivlər təkcə kağız sənədlərdən ibarət deyil. Rəqəmsal sistemlər əsas rol oynayır. Elektron bazalar vasitəsilə istənilən sənədi saniyələr ərzində tapmaq mümkündür. Bu rahatlıq düzgün qurulmuş arxiv sistemi sayəsində əldə olunur. Arxivləşdirmə üzrə çalışan mütəxəssislər sənədləri həm fiziki, həm də elektron formada idarə edir. Burada arxivçi, informasiya meneceri və İT mütəxəssis kimi ixtisas sahibləri birlikdə çalışır. Arxiv sahəsində açıq vakansiyalar bu peşəyə marağın artdığını göstərir və gənclər üçün yeni karyera imkanları yaradır. Arxivçi sənədlərin düzgün saxlanmasına cavabdeh olur, informasiya meneceri məlumatların sistemləşdirilməsini təmin edir. IT mütəxəssisi isə rəqəmsal təhlükəsizlik və texniki məsələlərlə məşğul olur. Bu əməkdaşlıq nəticəsində məlumatlar həm təhlükəsiz, həm də əlçatan şəkildə qorunur.
Arxivləşdirmə üzrə çalışanlar kimlərdir?
Arxivləşdirmə üzrə çalışanlar məlumatın qorunmasına cavabdeh olan peşəkarlardır. Onların işi sadəcə sənədləri bir yerə toplamaqdan ibarət deyil. Bu insanlar məlumatın düzgün saxlanmasına, təhlükəsizliyinə və lazım olduqda rahat tapılmasına nəzarət edir. Arxivçilər müxtəlif sahələrdən olan sənədlərlə işləyir. Dövlət qurumlarında, özəl şirkətlərdə, təhsil müəssisələrində, tibb sektorunda və digər sahələrdə arxivləşdirmə üzrə çalışanlara ehtiyac var. Onlar sənədlərin qarışmaması üçün sistem qurur, məlumatların itirilməsinin qarşısını alır. Hər bir sənədin harada saxlandığını dəqiq bilir. Bu sahədə çalışanlar səssiz işləsə də, onların işi çox böyük məsuliyyət daşıyır. Çünki bir sənədin itib-batması böyük problemlərə yol aça bilər. Məhz buna görə arxivçilər diqqətli, məsuliyyətli və nizam-intizamlı olmalıdır.
Arxivçi nə iş görür?
Arxivçi sənədləri toplayır və onları növlərinə görə ayırır. Hər sənədin hansı kateqoriyaya aid olduğunu müəyyənləşdirir və uyğun şəkildə yerləşdirir. Arxivçi üçün əsas məqsəd sənədin təhlükəsizliyini təmin etməkdir. O, sənədlərin zədələnməməsi üçün xüsusi mühit yaradır. Onları qoruyucu qovluqlarda saxlayır və lazım olan şəraiti təmin edir. Rəqəmsal sənədlərlə də işləyir. Elektron faylların düzgün adlandırılması, uyğun qovluqlara yerləşdirilməsi və qorunması da arxivçinin vəzifələrinə daxildir. Arxivçi sorğu daxil olduqda tələb olunan sənədi tez bir zamanda tapıb təqdim etməlidir. Bunun üçün yaddaşı güclü olmalıdır. Sistemli işləmə bacarığına sahib olmalıdır. Hər sənədin harada yerləşdiyini bilməsi onun işini asanlaşdırır. Arxivçi məlumatın düzgün ötürülməsinə və icazəsiz şəxslərin sənədlərə çıxışının olmamasına nəzarət edir.
Bu sahədə çalışanların məsuliyyəti
Arxivləşdirmə üzrə çalışanların üzərində böyük məsuliyyət var. Bir sənədin itməsi və ya zədələnməsi ciddi nəticələrə səbəb ola bilər. Hüquqi məsələlərdə sənəd sübut rolunu oynayır. Əgər həmin sənəd tapılmasa, məhkəmə prosesləri mənfi nəticələnə bilər. Şirkətlər üçün müqavilələrin itməsinin maddi zərəri olur. Dövlət qurumlarında isə rəsmi sənədlərin itməsi idarəetmədə problemlər yarada bilər. Buna görə arxivçilər işlərini çox dəqiqliklə yerinə yetirir. Onlar hər sənədə diqqətlə yanaşır, məsuliyyətsizliyə yol vermir. Məlumatın məxfiliyini qorumaq da onların əsas vəzifələrindəndir. Şəxsi və rəsmi məlumatların kənar şəxslərə ötürülməməsi üçün ciddi qaydalara əməl edirlər. Arxivçi üçün etibar çox vacibdir. Çünki insanlar öz məlumatlarını onlara əmanət edir. Bu etibarı qorumaq isə peşəkarlığın əsas göstəricisidir.
Fiziki sənədlərin qorunma üsulları
Kağız sənədlər zaman keçdikcə köhnəlir, rəngi dəyişir, cırılma və dağılma riski artır. Arxivlərdə xüsusi qoruyucu şərait yaradılır. Sənədlər adi otaqlarda saxlanılmır. Onlar üçün ayrılmış xüsusi arxiv məkanları mövcuddur. Bu məkanlarda havalandırma sistemi qurulur, tozun qarşısı alınır və işıq səviyyəsi nəzarətdə saxlanılır. Birbaşa günəş şüası kağıza zərər verdiyi üçün pəncərələrdə qoruyucu pərdələr və ya örtüklər istifadə olunur. Sənədlər möhkəm qovluqlara yerləşdirilir və rəflərdə səliqəli şəkildə düzülür. Qovluqların üzərində məlumatlar qeyd olunur ki, axtarış zamanı sənəd tez tapılsın. Arxiv otaqlarına hər kəsin girişinə icazə verilmir. Yalnız səlahiyyətli şəxslər bu məkanlara daxil ola bilir. Bu da sənədlərin təhlükəsizliyini artırır. Fiziki sənədlərin qorunması uzunmüddətli prosesdir və daimi nəzarət tələb edir.
Temperatur və rütubət nəzarəti
Arxiv otaqlarında temperatur və rütubət səviyyəsi daim nəzarətdə saxlanılır. Çox isti mühit kağızın qurumasına və kövrəkləşməsinə səbəb olur. Həddindən artıq rütubət isə kif əmələ gətirir və sənədləri yararsız hala salır. Buna görə arxiv məkanlarında xüsusi ölçü cihazları quraşdırılır. Bu cihazlar havanın vəziyyətini izləyir və dəyişiklik olduqda xəbərdarlıq edir. Lazım gəldikdə kondisioner və nəmlik tənzimləyən avadanlıqlar işə salınır. Bu sistemlər sayəsində arxivdə stabil mühit yaradılır. Sənədlər uzun illər sağlam şəkildə saxlanıla bilir. Temperatur və rütubət balansı pozularsa, sənədlər tez sıradan çıxa bilər. Məhz buna görə bu nəzarət fasiləsiz aparılır.
Yanğın və su riskinə qarşı tədbirlər
Arxivlərdə yanğın və su təhlükəsi ən ciddi risklərdən biridir. Qabaqlayıcı tədbirlər görülür. Yanğınsöndürmə sistemləri quraşdırılır və mütəmadi olaraq yoxlanılır. Tüstü detektorları hər hansı təhlükə zamanı dərhal siqnal verir. Bu da vaxtında müdaxilə etməyə imkan yaradır. Su sızmasına qarşı xüsusi sensorlar yerləşdirilir. Borularda problem yaranarsa, sistem avtomatik xəbərdarlıq edir. Arxiv otaqları su mənbələrindən uzaqda yerləşdirilir. Dam örtükləri mütəmadi yoxlanılır ki, yağış suları içəri sızmasın. Fövqəladə hallara qarşı təlimatlar hazırlanır və işçilərə izah edilir. Bu qaydalar sayəsində risk minimuma endirilir. Məqsəd sənədləri qorumaq və hər hansı fəlakətin qarşısını vaxtında almaqdır.
Rəqəmsal arxivləşdirmə və təhlükəsizlik
Müasir dövrdə sənədlərin böyük hissəsi artıq elektron formada saxlanılır. Bu, iş prosesini sürətləndirir və məlumatlara daha rahat çıxış imkanı yaradır. Amma sənədlərin rəqəmsal olması onların qorunmadığı anlamına gəlmir. Əksinə, bu sahədə təhlükəsizlik daha ciddi şəkildə təmin edilir. Rəqəmsal arxivlər xüsusi sistemlər üzərində qurulur və bu sistemlər daim nəzarətdə saxlanılır. Məlumatların icazəsiz şəxslərin əlinə keçməməsi üçün müxtəlif texniki tədbirlər görülür. Kompüter sistemləri qoruyucu proqramlarla təmin olunur. Şübhəli fəaliyyətlər izlənilir və risk yarandıqda dərhal müdaxilə edilir. Rəqəmsal arxivləşdirmə zamanı məlumatların silinməsi, dəyişdirilməsi və ya oğurlanması ehtimalı nəzərə alınır və bunun qarşısını almaq üçün qabaqlayıcı addımlar atılır. Bu sahədə çalışan mütəxəssislər sistemlərin təhlükəsizliyini daim yoxlayır və zəif nöqtələri aradan qaldırır. Məqsəd məlumatların uzun müddət etibarlı şəkildə qorunmasını təmin etməkdir.
Serverlər və bulud sistemləri
Rəqəmsal məlumatlar xüsusi qorunan serverlərdə və ya şifrəli bulud sistemlərində saxlanılır. Bu serverlər adi kompüterlərdən fərqlidir. Onlar yüksək təhlükəsizlik səviyyəsinə malik olur və kənar müdaxilələrə qarşı qorunur. Server otaqlarına yalnız səlahiyyətli şəxslər daxil ola bilir. Texniki avadanlıqlar mütəmadi yoxlanılır və yenilənir. Bulud sistemlərində saxlanılan məlumatlar da xüsusi qoruma altındadır. Bu platformalar məlumatların təhlükəsizliyini təmin edən beynəlxalq standartlara uyğun işləyir. Sistemlər üzərində nəzarət aparılır və şübhəli fəaliyyətlər dərhal qeydə alınır. Əgər hər hansı texniki problem yaranarsa, mütəxəssislər vaxt itirmədən müdaxilə edir. Bu yanaşma məlumatların itirilməsinin və icazəsiz istifadəsinin qarşısını almağa kömək edir.
Şifrələmə və giriş icazələri
Rəqəmsal arxivlərdə hər kəsin bütün sənədlərə baxmasına icazə verilmir. Hər işçinin fərqli giriş səviyyəsi olur. Kim hansı sənədlərə baxa bilər, hansı faylları dəyişə bilər və hansını yalnız oxuya bilər. Bunların hamısı əvvəlcədən müəyyənləşdirilir. Sistemə daxil olmaq üçün güclü parollar təyin olunur. İki mərhələli təsdiq mexanizmi tətbiq edilir. Bu zaman istifadəçi təkcə parol daxil etmir. Əlavə olaraq təsdiq kodu da tələb olunur. Bu kod adətən telefon və ya elektron poçt vasitəsilə göndərilir. Şifrələmə üsulları ilə məlumatlar qorunur və üçüncü şəxslərin oxuya bilməyəcəyi formaya salınır. Bu tədbirlər məlumatların təhlükəsizliyini artırır və icazəsiz girişlərin qarşısını alır. Rəqəmsal arxivləşdirmədə əsas məqsəd məlumatların etibarlı və qorunan mühitdə saxlanılmasıdır.
Məlumat sızmasının qarşısını alma yolları
Məlumat sızması müasir dövrdə ən ciddi təhlükələrdən biridir. Bir sənədin icazəsiz paylaşılması həm şəxsi, həm də qurumsal səviyyədə böyük problemlər yarada bilər. Arxivləşdirmə sahəsində çalışanlar məlumatın qorunması üçün ciddi qaydalara əməl edir. Hər bir sənədin kim tərəfindən istifadə oluna biləcəyi əvvəlcədən müəyyənləşdirilir. Səlahiyyəti olmayan şəxslərin məlumatlara çıxışı tam məhdudlaşdırılır. Kompüter sistemlərində aparılan bütün əməliyyatlar izlənilir və qeydə alınır. Hansı fayla nə vaxt baxılıb, kim dəyişiklik edib, hamısı sistemdə görünür. Bu da məsuliyyəti artırır və sui-istifadənin qarşısını alır. Məlumat ötürülməsi zamanı təhlükəsiz kanallardan istifadə olunur. Açıq və qorunmayan şəbəkələrdən sənəd göndərilməsinə icazə verilmir. Bütün bu tədbirlər məlumatın kənara çıxmaması üçün tətbiq edilir. Ciddi şəkildə nəzarətdə saxlanılır.
Daxili təhlükəsizlik qaydaları
Arxivləşdirmə sahəsində daxili təhlükəsizlik qaydaları çox sərtdir. Xarici flaşkartların, yaddaş kartlarının və digər daşınan qurğuların istifadəsi məhdudlaşdırılır. Bu qurğular virus daşıya və ya məlumatların kənara çıxmasına səbəb ola bilər. Şübhəli proqramların kompüterlərə yüklənməsi qəti qadağandır. Yalnız rəsmi və təsdiqlənmiş proqramlardan istifadə olunur. Kompüterlər mütəmadi olaraq yoxlanılır və qoruyucu sistemlərlə təmin edilir. İşçilərin şəxsi elektron poçt ünvanlarından sənəd göndərməsinə icazə verilmir. Bütün yazışmalar rəsmi kanallar üzərindən aparılır. Şifrə siyasəti də ciddi qaydalara əsaslanır. Parollar mürəkkəb olur və tez-tez dəyişdirilir. Bu qaydalar sayəsində daxildən yarana biləcək risklər minimuma endirilir.
İşçilərin maarifləndirilməsi
Məlumat təhlükəsizliyində insan faktoru çox önəmlidir. Buna görə işçilərin maarifləndirilməsi əsas prioritetlərdən biridir. Onlara məlumatların necə qorunması, hansı hallarda risk yarandığı və hansı davranışların təhlükəli olduğu izah edilir. Təlimlər zamanı real nümunələr göstərilir ki, insanlar mövzunu daha yaxşı başa düşsün. Şübhəli mesajlara cavab verməmək, tanımadıqları linklərə daxil olmamaq kimi qaydalar öyrədilir. İşçilər məlumatı təsadüfən paylaşmağın hansı fəsadlara səbəb ola biləcəyini anlayır. Bu biliklər onların məsuliyyət hissini artırır. Çünki bəzən ən böyük təhlükə texnologiya yox, diqqətsizlik olur. Maarifləndirmə sayəsində işçilər daha diqqətli davranır və təhlükəsizlik qaydalarına əməl edir. Bu da ümumi sistemin qorunmasına böyük töhfə verir.
